Será que digitalizar é o mesmo que escanear? Os processos são parecidos e até usados como sinônimos, mas já adiantamos que existem diferenças significativas entre eles.
Para as empresas, a digitalização tem muitas vantagens e ajudou a transformar o contexto e até a cultura organizacional das empresas. Já o escaneamento é apenas uma fase da digitalização.
Quer saber se digitalizar é o mesmo que escanear e entender outros detalhes sobre o assunto? Confira o conteúdo preparado pela FábricaInfo!
Afinal, digitalizar é o mesmo que escanear?
Não! Apesar de digitalizar e escanear serem dois processos com a mesma finalidade, isto é, passar um arquivo físico para o meio digital, a digitalização é um processo mais complexo, inclusive com validade jurídica.
Para entender melhor, vamos ver o que é cada um deles separadamente.
O que significa escanear?
Escanear é uma maneira simplificada de gerar uma imagem digital de um documento físico. Com esse processo, é possível compartilhar uma informação que precisa ser visualizada por outras pessoas no ambiente virtual.
O documento pode ter formato de PDF, JPEG ou PNG, mas basicamente suas funções se limitam ao mesmo que uma foto.
O escaneamento não possui validade jurídica e nem indexação, isto é, a localização de palavras-chave, afinal, se trata de uma simples imagem.
O que significa digitalizar?
A digitalização, por outro lado, é um processo mais complexo e completo, pois além de passar o documento para o formato digital, é capaz de processar os dados do documento por meio de softwares.
Não se trata, então, de uma simples imagem, mas sim, de um processamento de dados e informações que podem ser armazenadas, interpretadas e gerenciadas digitalmente.
Portanto, quando falamos de gestão documental para empresas, a digitalização é muito mais vantajosa, pois permite a automação de processos, a busca rápida e eficiente por informações, a segurança dos dados armazenados e a integração com outros sistemas de gestão.
Além disso, o processo de digitalização de um documento deve cumprir normas estabelecidas por lei.
Em 2020, o decreto Nº 10.278 estabeleceu que os documentos digitalizados passaram a ter validade jurídica, assim como a lei nº 12.682/2012.
Agora, se te perguntarem, você já sabe responder se digitalizar é o mesmo que escanear, mas vamos nos aprofundar ainda mais o assunto. Continue a leitura!
Como escanear e digitalizar um documento?
Para escanear, o processo consiste basicamente em passar o documento em um scanner e existem até mesmo aplicativos de celular que disponibilizam essa função.
Já a digitalização tem algumas etapas que consistem em:
- Preparar os documentos: retirar grampos e limpar os documentos que serão digitalizados para não haver erros de leitura;
- Escaneamento: vimos que digitalizar não é o mesmo que escanear, no entanto, o escaneamento é uma parte do processo de digitalização. Este é o momento que os documentos são passados para o formato digital;
- Indexação: essa é a parte mais importante da digitalização, na qual, as informações digitalizadas vão para um software de gestão em que o gestor pode acessar a qualquer momento e organizar da maneira que for mais conveniente para a empresa e seus funcionários.
Quais as vantagens da digitalização de documentos?
Ganho de espaço físico
Com o armazenamento dos arquivos no ambiente virtual, é possível liberar espaço físico – ainda que existam documentos que precisam ser armazenados também na versão física.
Mas a boa notícia é que os documentos poderão ser facilmente acessados do computador de quem tiver acesso liberado, sem perder tempo em consultar arquivos no papel.
Fácil acesso
E falando em facilidade em acessar, essa é uma das principais vantagens. Os colaboradores, gestores ou qualquer pessoa que precisa da informação consegue acessá-la em poucos cliques e também compartilhá-la facilmente.
Ou seja, a equipe ganha em produtividade e economia de tempo, grandes vantagens para as empresas.
Economia
Quando se trata de documentos físicos, existem gastos com impressão, cópias, papel, materiais de escritório e uma série de outros custos.
Neste sentido, a digitalização permite economizar, tem impacto ambiental positivo e ainda otimiza o tempo dos funcionários, o que também é economia.
Segurança
Documentos em papel são suscetíveis à deterioração ao longo do tempo. A digitalização ajuda a preservar o conteúdo desses documentos, garantindo sua longevidade.
Validade jurídica
Quando são adotadas práticas adequadas para garantir a autenticidade e integridade dos documentos digitais, como o certificado digital, esses documentos passam a ter validade e aceitação em processos legais e administrativos.
O que é a digitalização de documentos em massa?
A digitalização de documentos em massa refere-se ao processo de converter grandes volumes de documentos no papel para formatos digitais de forma sistemática e organizada.
Esse processo é geralmente adotado por empresas, instituições governamentais, organizações de saúde e outras entidades que possuem um grande acervo de documentos físicos e desejam migrar para o ambiente digital.
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Digitalização e gestão de documentos: qual a relação?
A digitalização transformou a maneira como uma empresa lida com a gestão de documentos no contexto empresarial.
Juntas, elas transformam a maneira como as empresas lidam com suas informações e processos, gerando benefícios estratégicos.
Hoje, a digitalização não é apenas um protocolo, mas um benefício legal, econômico e sustentável para as empresas.
Para fazer a digitalização em massa de documentos, existem empresas especializadas, como a FábricaInfo!
A FábricaInfo é referência no setor de digitalização de documentos para empresas e está há mais de 25 anos no mercado, apoiando a transformação digital no Brasil.
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Conclusão: digitalizar é o mesmo que escanear?
Embora os termos “digitalizar” e “escanear” sejam frequentemente usados como sinônimos, eles representam processos diferentes.
Escanear é apenas a conversão de um documento físico em uma imagem digital, sem reconhecimento de texto ou validade jurídica.
Digitalizar, por outro lado, é um processo mais abrangente, que inclui a indexação e processamento de dados, oferecendo benefícios como automação, segurança, e conformidade legal.
Para as empresas, a digitalização vai além da simples captura de imagens, sendo essencial para a gestão eficiente de documentos e para a transformação digital.
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