A guarda de documentos trabalhistas é uma prática fundamental para garantir que as empresas mantenham registros organizados e protegidos, tanto para fins fiscais quanto trabalhistas.
Com o surgimento da LGPD e a responsabilidade das empresas em cumprir diversas obrigações legais, armazenar esses documentos de forma adequada é fundamental para evitar problemas futuros.
Neste conteúdo, vamos explicar a importância desses documentos, os motivos para guardá-los e o tempo de armazenagem exigido por lei. Boa leitura!
O que são documentos trabalhistas?
Documentos trabalhistas são registros fundamentais que documentam a relação de trabalho entre uma empresa e seus funcionários. Esses registros abrangem todas as etapas do vínculo empregatício, desde a contratação até o término da relação de trabalho.
Eles incluem informações sobre salários, benefícios, pagamentos de impostos, afastamentos, férias, entre outros dados que comprovam o cumprimento das obrigações legais e trabalhistas pela empresa.
Além disso, esses documentos comprovação de regularidade em fiscalizações, auditorias e eventuais disputas judiciais.
Eles garantem que a empresa tenha provas documentais sobre suas práticas e obrigações, ajudando a evitar penalidades e proteger tanto a empresa quanto seus colaboradores em possíveis conflitos.
Documentos trabalhistas: qual é a importância para as empresas?
A organização e o arquivamento adequado dos documentos trabalhistas são essenciais para garantir o cumprimento das obrigações legais e prevenir penalidades ou problemas jurídicos.
Esses registros atuam como evidências que podem ser solicitadas em diferentes situações, como auditorias, inspeções fiscais ou na solução de disputas entre empresa e funcionários.
Por que é importante guardar documentos?
A seguir, compreenda os principais motivos para a guarda de documentos trabalhistas.
Evitar problemas com a justiça
Manter documentos trabalhistas devidamente arquivados pode evitar uma série de problemas legais, especialmente em questões que envolvem disputas com ex-funcionários.
Em uma ação judicial, por exemplo, a empresa pode ser chamada a comprovar a regularidade dos pagamentos de salários, férias, 13º, FGTS, entre outros.
Se os documentos não estiverem organizados ou disponíveis, a empresa pode enfrentar penalidades, multas e até mesmo a obrigação de indenizar o funcionário.
Problemas fiscais
Durante fiscalizações tributárias, pode ser necessário apresentar comprovantes de recolhimento de impostos. Caso a empresa não consiga fornecer esses registros, ela poderá enfrentar multas, sanções e até mesmo restrições, como a proibição de firmar contratos com órgãos governamentais.
Nesse sentido, manter um controle fiscal, com a devida organização dos documentos, é fundamental para que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais.
Ou seja, guardar corretamente os comprovantes de tributos pagos pode evitar problemas com a Receita Federal e outros órgãos de fiscalização.
Maior segurança
Armazenar os documentos trabalhistas de forma segura oferece proteção tanto para a empresa quanto para os funcionários. Em casos de desastres como incêndios, enchentes ou roubos, o armazenamento eletrônico de documentos e a realização de backups regulares asseguram que essas informações não sejam perdidas.
Sendo assim, a digitalização e o backup frequente proporcionam integridade e longevidade aos registros, além de atenderem às exigências legais sobre a segurança de dados.
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Por quanto tempo é necessário é permitida a armazenagem de documentos?
Em um cenário onde a LGPD exige maior atenção às informações pessoais e empresariais, a guarda adequada dos documentos torna-se indispensável.
De maneira geral, o prazo mínimo recomendado para armazenar a maioria dos documentos trabalhistas é de 5 anos, contados a partir da extinção do contrato de trabalho, conforme previsto no Código Civil. No entanto, em alguns casos específicos, esses prazos podem ser diferentes.
Como a LGPD está impactando a guarda de documentos nas empresas?
Não é novidade que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está trazendo grandes mudanças na forma como as empresas armazenam e gerenciam documentos, tanto físicos quanto digitais.
Sendo que a principal preocupação é garantir a privacidade e segurança dos dados pessoais, que devem ser coletados, armazenados e descartados de forma responsável.
A LGPD exige que as empresas mantenham dados pessoais apenas pelo tempo necessário e, após esse período, os documentos devem ser eliminados adequadamente.
Nesse contexto, um dos maiores desafios para as empresas é localizar e gerenciar documentos de forma eficiente, especialmente considerando o grande volume de dados que se acumulam ao longo do tempo.
Além disso, a falta de controle sobre o acesso a informações sensíveis pode resultar em sérias violações, sujeitando a empresa a multas.
Tudo isso significa que a transparência no tratamento dos dados e a criação de relatórios sobre a gestão desses documentos também são fundamentais para demonstrar conformidade com a legislação.
Qual é a melhor forma de armazená-los?
A maneira como os documentos trabalhistas são armazenados é tão importante quanto o tempo de guarda.
Com a evolução tecnológica, muitas empresas têm optado por soluções digitais, que trazem maior segurança, rapidez e eficiência no gerenciamento dessas informações. Confira abaixo, as principais sugestões para uma guarda de documentos eficaz.
- Digitalização: converter documentos físicos em digitais facilita o acesso, reduz o risco de perda e melhora a organização;
- Sistemas de gestão documental: softwares especializados garantem que os arquivos estejam seguros e acessíveis apenas a pessoas autorizadas;
- Backups regulares: manter cópias de segurança, preferencialmente em servidores externos ou na nuvem, previne a perda de dados em caso de falhas;
- Criptografia e controle de acesso: é necessário proteger contra acessos não autorizados, garantindo que apenas pessoas qualificadas possam consultar os documentos.
Guarda de documentos trabalhistas: como a Fábrica Info pode auxiliar as empresas?
Em resumo, a guarda de documentos é indispensável para a segurança jurídica e fiscal das empresas. Armazená-los corretamente previne complicações legais e garante conformidade com a LGPD.
A Fábrica Info oferece soluções completas para a gestão de documentos, garantindo que a sua empresa cumpra com as obrigações legais de forma eficiente e segura.
