Se você está se perguntando como digitalizar uma assinatura, veio ao lugar certo! Nos dias de hoje, a praticidade e a agilidade proporcionadas pela tecnologia têm transformado cada vez mais processos antes burocráticos, como o de assinar documentos.
Neste conteúdo, vamos explicar como esse processo funciona e quais são as suas vantagens. Vamos lá?
Afinal, como digitalizar uma assinatura?
É relativamente fácil digitalizar uma assinatura. E esse processo funciona como uma imagem ou uma digitalização de uma assinatura manual feita em um papel.
Para começar, a forma mais comum é fazer sua assinatura em um papel em branco e depois escaneá-la. Em seguida, é necessário salvar a imagem no formato digital (preferencialmente JPEG ou PNG).
Outra alternativa é capturar essa assinatura diretamente no seu tablet, usando aquelas canetas especiais para telas. Depois disso, você pode precisar editá-la, ajustando o brilho, contraste ou fundo, com a finalidade de deixar sua assinatura mais profissional.
Uma vez digitalizada, ela pode ser adicionada em qualquer documento digital, por exemplo, PDF.
Lembrando que existem muitos aplicativos de edição de PDF que permitem adicionar imagens de assinatura, o que pode facilitar bastante esse processo em documentos eletrônicos.
Contudo, é válido explicar que esse tipo de assinatura não possui a mesma proteção contra fraudes ou falsificações. Para obter mais segurança, é necessário contar com assinaturas digitais certificadas, pois elas possuem validade jurídica.
Digitalizar assinatura ou assinatura digital: qual é a diferença?
A assinatura digitalizada é uma imagem da assinatura física convertida para o formato digital, enquanto a assinatura digital usa criptografia para autenticar legalmente um documento. Ambas têm seu valor, mas a escolha entre elas depende do contexto de uso.
Quais são as vantagens de digitalizar a assinatura?
Digitalizar documentos ou uma assinatura resulta em diversos benefícios, principalmente no ambiente corporativo e para profissionais que precisam assinar documentos com frequência, confira abaixo.
- Facilidade e conveniência: você pode assinar documentos de forma rápida e prática, sem precisar imprimir, assinar à mão e escanear novamente;
- Redução de custos e tempo: economia de recursos ao eliminar a necessidade de papel, tinta e deslocamento para assinaturas presenciais;
- Sustentabilidade: diminui o impacto ambiental, evitando o desperdício de papel;
- Praticidade no armazenamento e acesso: fica mais fácil armazenar e acessar documentos assinados em arquivos digitais, reduzindo o volume de papel físico.
Quando não é recomendado digitalizar a assinatura?
Digitalizar uma assinatura é prático e vantajoso em muitas situações, mas há contextos em que essa prática não é recomendada. A principal razão é a questão da segurança e validade jurídica.
Afinal, por ser uma imagem da assinatura manuscrita, não oferece um nível alto de proteção contra falsificação.
Por exemplo, em documentos que exigem autenticação forte e respaldo legal, como contratos de compra e venda, acordos financeiros, e documentos de grande responsabilidade jurídica, a digitalização não é suficiente para garantir a integridade do documento.
Nesses casos, uma assinatura digital com certificado é necessária, pois utiliza criptografia para garantir a autenticidade do signatário, sendo mais segura e amplamente aceita em processos legais.
Além disso, a digitalização de assinaturas também não é recomendada em situações que exigem validação presencial ou processos de autenticação presencial, como no caso de documentos notariais ou documentos para instituições bancárias.
Ou seja, a digitalização da assinatura é mais indicada para documentos internos, menos formais ou onde a proteção legal não é essencial, enquanto, para documentos jurídicos ou financeiros, a assinatura digital certificada ou validação presencial são as alternativas mais seguras e confiáveis.
Como garantir a segurança da assinatura?
Para garantir a proteção de uma assinatura digital, é importante adotar tecnologias e práticas que impeçam fraudes e verifiquem com segurança a identidade do assinante.
O método mais comum é a assinatura digital certificada. Esse tipo de assinatura cria um vínculo único entre o documento e o assinante através de um sistema de criptografia que gera uma chave digital exclusiva.
Caso qualquer parte do documento seja alterada após a assinatura, essa alteração é detectada imediatamente, garantindo a integridade e validade do documento perante a lei.
Além disso, o uso de plataformas digitais seguras é fundamental. Assinar documentos em sistemas que utilizam autenticação multifatorial (como códigos enviados ao celular, autenticação biométrica, ou tokens) proporcionando mais segurança e diminuindo o risco de acessos não autorizados.
Outro cuidado é evitar o armazenamento de assinaturas digitais em dispositivos ou locais de fácil acesso ou vulneráveis a ataques.
Como usar a assinatura digitalizada?
A assinatura digitalizada pode ser utilizada em várias situações dependendo da natureza do documento e da necessidade de autenticação, confira alguns exemplos.
- Contratos internos: para documentos internos, como memorandos e documentos informais;
- Aprovações e autorizações de projetos: empresas podem usar assinaturas digitalizadas para aprovar propostas, orçamentos e relatórios sem precisar imprimir ou escanear;
- Documentos de confirmação: em atividades que demandam apenas uma confirmação de leitura e aceitação, a assinatura digitalizada é suficiente.
Como digitalizar assinatura: conheça a Fábrica Info
Em resumo, a digitalização de assinaturas traz uma série de vantagens, como praticidade e economia, sendo uma solução prática para agilizar processos e economizar recursos.
Para quem precisa assinar documentos com frequência ou busca alternativas para simplificar o processo de assinatura, a assinatura digitalizada é uma excelente opção.
Além disso, a digitalização contribui para a sustentabilidade, reduzindo o uso de recursos físicos, e promove uma maior organização e segurança no armazenamento de documentos, que passam a ser facilmente acessíveis em ambientes digitais.
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