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Você conhece as principais documentações de funcionários e, principalmente, como fazer a gestão correta desses documentos?

Neste conteúdo você vai conhecer os principais documentos na hora da contratação, como armazenar, quais não devem ser solicitados, o que diz a LGPD e muito mais!

Confira!

Quais documentações de funcionários a empresa deve manter armazenadas?

Existe uma lista de documentos para admissão, além de uma série de documentos que vão se acumulando durante a permanência de um colaborador na empresa. 

Veja, abaixo, quais a empresa deve manter armazenados.

• Documentos pessoais

Cópias de RG, CPF, título de eleitor, dentre outros documentos pessoais do colaborador.

• Documentos trabalhistas

Aqui estão inclusas folhas de pagamento e comprovantes dos salários pagos, Guia da Previdência Social, fichas e registros de empregados.

• Documentos contratuais

É o contrato que formaliza a relação empregatícia com o funcionário, assim como mudanças de função, extensões contratuais e acordos de confidencialidade, isto é, aqueles que protegem as informações confidenciais da empresa.

• Documentos de saúde e segurança ocupacional

Exames demissionais e admissionais, periódicos e outros documentos da saúde ocupacional, como relatórios de acidentes de trabalho, por exemplo.

• Documentos de treinamento e desenvolvimento

Certificados de treinamentos dos colaboradores, diplomas, avaliações de desempenho dos colaboradores, planos de carreira.

• Documentos de benefícios

Comprovantes de pagamento dos benefícios, como vale-transporte e alimentação, planos de saúde e odontológicos, dentre outros.

Leia também: Em qual nível de maturidade digital sua empresa está? 

E quais documentos não pedir?

Na etapa de contratação, existem alguns documentos que não podem ser solicitados, pois se configuram como discriminatórios e podem trazer consequências negativas para a empresa. São eles:

• exame de HIV e gravidez;
• antecedentes criminais;
• certidão negativa no SPC e Serasa e outros documentos relacionados ao registro de dívidas;
• documento de ausência de ações trabalhistas do candidato, provando que ele não moveu ações contra outras empresas.

Qual o prazo para guardar os documentos dos funcionários?

Essa tabela pode ajudar com os prazos de alguns dos principais documentos dos funcionários. Veja o tempo respectivo de armazenamento.

LGPD: como ela incide sobre a documentação dos colaboradores?

Como já é conhecido no meio empresarial, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe inúmeras regulamentações sobre o uso de dados pessoais pelas empresas.

E assim como os dados dos clientes precisam ser protegidos, o mesmo vale para as informações dos funcionários.

Apesar de não haver nada que fale especificamente sobre as relações de trabalho, os funcionários estão respaldados pelo art. 1º da LGPD, que deixa claro que o tratamento de dados pessoais tem o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Leia também: Digitalizar é o mesmo que escanear? Descubra as diferenças entre os processos e como fazer!

Digitalização dos documentos dos funcionários: quais as vantagens?

A gestão tradicional de armazenamento da documentação dos funcionários e dos documentos gerais da empresa tem enfrentado inúmeros desafios, dentre eles o fato de ser uma técnica ultrapassada e com pouca segurança.

No entanto, mesmo com a tecnologia batendo à porta, muitas empresas ainda resistem à digitalização, mas ela pode ser exatamente o que a sua empresa precisa para garantir uma gestão de documentos mais eficiente, organizada e segura.

Veja as principais vantagens de digitalizar e armazenar esses documentos digitalmente:

• facilidade no acesso à informação;
• baixo custo de armazenamento;
• ganho de espaço físico;
• maior segurança dos dados, já que no papel ficam sujeito à ação do tempo, roubo, perda e desastres como incêndio, por exemplo;
• cumprimento da LGPD;
• maior organização, produtividade e controle da equipe;
• possibilidade de implementação da restrição de acesso por pessoas cadastradas.
• mais sustentabilidade e fortalecimento da imagem corporativa.

Saiba como a digitalização de documentos pode revolucionar a eficiência na gestão pública!

Como digitalizar os documentos dos funcionários?

Faça um inventário dos documentos

O primeiro passo é fazer um inventário de todos os documentos que a empresa possui, sejam eles físicos ou digitais.

Essa é uma fase estratégica de organização e planejamento que vai garantir que todos os registros relevantes sejam identificados, organizados e priorizados.

Analise a necessidade de guardar os documentos de papel

Mesmo após a digitalização, alguns documentos ainda precisam ser armazenados em papel. 

Por isso, é importante analisar a exigência legal de cada tipo de documento, assim como, o período específico que precisa ser armazenado.

Crie sistemas de organização

No momento de armazenar a documentação dos funcionários, é preciso organizar o acesso criando pastas que vão facilitar o acesso no futuro.

Não adianta digitalizar e deixar tudo fora de ordem sem um sistema que vai facilitar o encontro dos dados.

Nisso entra também a indexação das informações, isto é, a possibilidade de pesquisar por palavras-chaves e examinar arquivos de maneira simplificada.

Leia também: Inovações Tecnológicas e Sustentabilidade: O Futuro Sem Papel

Contrate uma empresa especializada

O processo de digitalização é necessário, mas não é feito de um dia para o outro. Para ser bem feito e organizado pode demandar algum tempo, por isso, você pode contar com uma empresa especializada no assunto para te ajudar!

Uma empresa vai realizar um plano de digitalização e oferecer todo o suporte que a sua equipe precisa nessa transição. 

Além disso, ela possui equipamentos e softwares especializados e de alta qualidade para agilizar o processo e torná-lo mais eficiente.

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A FábricaInfo se orgulha de ser uma referência no setor de documentos para empresas, com mais de 25 anos de trajetória.

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Para isso contamos com tecnologia avançada e mais de 500 colaboradores especializados no assunto e prontos para te ajudar.

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Conclusão

A gestão correta da documentação dos funcionários é essencial para garantir a conformidade legal, a segurança dos dados e a eficiência operacional da empresa. 

Digitalizar esses documentos oferece inúmeras vantagens, como facilidade de acesso, redução de custos e maior proteção contra perdas e danos. 

Além disso, a digitalização ajuda a cumprir as exigências da LGPD e melhora a organização interna. 

Investir em processos estruturados de digitalização, incluindo a análise e a indexação de documentos, é um passo estratégico para modernizar a gestão documental e fortalecer a imagem corporativa da empresa. Conte com a FábricaInfo para modernizar o seu negócio!

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