Você sabe o que é uma tabela de tempo de guarda de documentos? Essa ferramenta é indispensável para garantir o controle sobre o tempo de armazenamento de registros em uma empresa.
Logo de início, podemos destacar que essa tabela é essencial para definir os prazos de conservação de cada tipo de documento, desde o momento de sua criação até o descarte ou o arquivamento definitivo.
Além disso, esse gerenciamento é importante para evitar o acúmulo desnecessário de papéis e assegurar que todos os requisitos legais e organizacionais sejam cumpridos.
Para entender como essa tabela funciona, o prazo e como montar a sua, acompanhe o conteúdo de hoje!
O que é uma tabela de tempo de guarda de documentos ou temporalidade de documentos?
Também chamada de tabela de temporalidade documental, ela é a responsável por padronizar a retenção de documentos em uma organização.
Resumidamente, sua principal função é determinar quanto tempo diferentes documentos devem ser preservados antes de serem eliminados ou movidos para um arquivo permanente.
Essa abordagem facilita a gestão do acervo documental, pois define claramente quais registros devem ser guardados, o tempo necessário para cada tipo, e a forma de destinação final.
Descubra as melhores práticas de armazenamento de documentos de colaboradores e evite problemas futuros com a gestão de informações.
Como uma tabela de temporalidade documental pode ser útil nas empresas?
A tabela de tempo de guarda de documentos resulta em uma série de benefícios para as empresas, promovendo uma gestão mais organizada e consciente dos seus documentos.
Ela possibilita a otimização dos custos de armazenamento, reduzindo o espaço ocupado por documentos que já não têm utilidade. Também ajuda no cumprimento de legislações, pois muitos documentos sigilosos devem ser mantidos por prazos específicos conforme as normas legais.
Outro ponto importante é a facilidade de acesso às informações, já que a eliminação de documentos obsoletos contribui para manter os arquivos atualizados e organizados.
Além disso, ao determinar a retenção e o descarte adequados, minimiza os riscos jurídicos associados ao armazenamento incorreto.
Leia também: Digitalizar é o mesmo que escanear? Descubra as diferenças entre os processos e como fazer!
Em quais áreas a tabela de temporalidade de documentos pode ser usada?
Diversos setores dentro de uma organização podem se beneficiar da utilização da tabela de tempo de guarda de documentos, otimizando seus processos de retenção e descarte, confira abaixo.
- Financeiro: utiliza a tabela para gerenciar registros financeiros, como notas fiscais e relatórios contábeis, assegurando que todos os documentos sejam arquivados dentro do período necessário para o cumprimento das obrigações fiscais;
- Recursos humanos: facilita o controle de documentos trabalhistas, como contratos de trabalho, registros de férias e folhas de pagamento, garantindo a conservação de registros que envolvem os direitos dos colaboradores;
- Jurídico: essencial para gerenciar contratos, processos e documentos legais, certificando que tudo esteja devidamente arquivado e disponível enquanto for necessário;
- Logística: auxilia na gestão de documentos relativos a fornecedores, movimentação de estoque e registros de compra, assegurando a correta conservação ou eliminação de registros não essenciais.
O que são arquivos setoriais, centrais e intermediários?
Também é importante explicar que para um melhor gerenciamento dos documentos, as empresas podem dividir seus arquivos em três categorias: arquivos setoriais, centrais e intermediários.
- Setoriais: são mantidos pelos departamentos que geraram os documentos, permitindo acesso rápido aos registros que são utilizados com frequência pelas equipes;
- Centrais: este tipo de arquivo reúne os documentos de todos os setores em um único local, proporcionando uma gestão centralizada e facilitando o acesso a documentos que, embora não sejam utilizados diariamente, ainda possuem valor para a empresa;
- Intermediários: arquivos destinados a documentos que já não são consultados regularmente, mas que precisam ser mantidos por um período adicional antes de serem destruídos ou arquivados definitivamente.
Quais critérios que devem compor uma tabela de temporalidade de documentos?
O primeiro critério é a especificação do documento, identificando e classificando tipos, como financeiros ou administrativos, para que cada registro seja tratado conforme sua importância.
Além disso, é necessário compreender o ciclo de vida, que abrange desde sua criação até o arquivamento ou eliminação dos documentos.
A frequência de uso é outro fator importante, pois ajuda a definir onde e como armazenar cada documento, considerando a frequência de acesso.
Qual é o prazo de guarda dos documentos empresariais?
O prazo de guarda é estabelecido com base em requisitos legais, garantindo que os documentos sejam mantidos pelo período necessário. Por exemplo, documentos relacionados ao sistema tributário podem ser armazenados por até cinco anos.
Ao término desse prazo, ocorre a destinação final, que pode ser a eliminação segura ou o arquivamento permanente, dependendo do valor do documento.
Afinal, como montar uma tabela de tempo de guarda de documentos?
Para montar uma tabela de tempo de guarda de documentos, a empresa deve começar identificando e classificando todos os documentos produzidos e recebidos.
Essa classificação envolve entender a finalidade de cada documento, sua importância para a operação e os requisitos legais que o acompanham.
A colaboração de diferentes departamentos, como os setores jurídico e financeiro, é fundamental para garantir a integridade da tabela.
Além disso, ferramentas automatizadas ajudam a monitorar prazos e indicam quando documentos devem ser eliminados ou transferidos para o arquivo permanente.
Conclusão
Concluindo, esse recurso é indispensável para a organização e eficiência na gestão documental das empresas.
Ao longo do texto, vimos como a tabela de tempo de guarda de documentos funciona, seus benefícios e a importância de sua implementação para assegurar o controle seguro dos registros corporativos.
Diversos setores, como financeiro, recursos humanos, jurídico e logística, se beneficiam desse gerenciamento padronizado.
A organização dos arquivos em setoriais, centrais e intermediários facilita o acesso aos documentos de acordo com sua importância e frequência de uso, garantindo que cada área da empresa saiba onde encontrar as informações necessárias, de forma eficiente e segura.
Se você quer melhorar a gestão documental da sua empresa de forma prática e eficiente, conheça as soluções oferecidas pela Fábricainfo.
